Kézako : la gestion de projet

Vous vous posez des questions sur la gestion de projet et sur ce qu’elle permet de faire précisément sans toutefois oser questionner les chefs de projet que vous pouvez croiser au quotidien ? Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur la gestion de projet, les méthodes agiles et plus encore, c’est dans ce Kézako gestion de projet !

Ce Kézako sur la gestion de projet est vraiment le premier article que j’avais envie d’écrire depuis un moment sur le secteur dans lequel j’évolue depuis quelques années et sur mon quotidien de chef de projet digital. Jusqu’ici cependant, je n’étais pas certaine de la forme que je souhaitais lui donner ou de ce que j’avais envie d’y raconter précisément.

Au final, toutes ces heures passées au calme à la maison pour cause de confinement et de nombreux échanges enrichissants m’ont permis de mettre mes idées au clair !

La gestion de projet, kézako et à quoi ça sert ?

C’est une notion qui est au départ assez vague pour beaucoup de personnes, notamment parce qu’il est difficile de donner une définition unique convenant à tous les secteurs d’activité et/ou à tous les types d’organisations. Pour faire simple : la gestion de projet, c’est le mode de réalisation d’un projet englobant à la fois les outils, les techniques et méthodes permettant au chef de projet et à son équipe de conduire les différentes tâches nécessaires à la satisfaction totale des besoins pour lequel le projet a été initié à la base.

Ainsi, le chef de projet est l’interlocuteur central faisant le lien entre le métier (demandeur ou client) et les équipes auxquelles seront assignées les différentes tâches (studio graphique, agence, développeur, service informatique…). Il pilote et coordonne le travail de l’équipe projet, est responsable du planning et de l’évaluation des risques. Le chef de projet agit comme un interprète entre des personnes qui ne parlent pas le même langage et ne se comprennent pas forcément, fluidifiant les échanges et veillant à ce que le besoin initial du client reçoive bien la réponse adéquate au moment des premières livraisons.

Différentes méthodes de gestion de projet

Les méthodes de gestion de projet apportent un cadre délimitant précisément le déroulement de chaque étape d’un projet, qu’il s’agisse de planifier, débuter, mettre en oeuvre ou terminer le projet. Ces méthodes éprouvées sont particulièrement intéressantes pour ce qui est de planifier des tâches en vue d’atteindre un objectif précis.

De la même manière qu’il existe plusieurs modèles d’entreprises, il existe plusieurs méthodes de gestion de projet. Certaines méthodes fonctionneront bien pour un secteur ou pour un type d’entreprise bien particulier mais ne fonctionneront pas dans un(e) autre, suivant le contexte, l’objectif recherché, le budget alloué ou la taille de l’équipe projet.

La liste ci-dessous ne se veut pas exhaustive mais a pour unique vocation de vous donner un rapide aperçu des différentes manières dont on peut gérer un projet du début à la fin :

• la méthode traditionnelle : c’est une méthode de gestion de projet mode tunnel et qui laisse donc malheureusement peu de place au retour en arrière en cas d’évolution du besoin du client entre la prise de brief et la livraison finale. Cette méthode traditionnelle va également de pair avec une tendance à largement abuser des réunions projet à un rythme assez régulier.

• la méthode Agile : cette méthode de gestion de projet place le besoin du client en haut de la liste des priorités. Elle offre également une grande flexibilité et garantit une bonne vision du planning grâce à un découpage du projet global en plusieurs mini-projets. On sollicite le client pour valider chaque mini-projet avant de passer au suivant, ce qui permet ainsi d’ajuster les différents livrables au fur et à mesure des retours et ajustements demandés par le client. La méthode agile permet ainsi de prendre bien plus en considération l’évolution des besoins du client.

• la méthode SCRUM : cette méthode dérivée de la gestion de projet Agile propose divers moments (ou « sprints« ) permettant à la fois de respecter les dates limites de chaque tâche et de prioriser celles qui doivent l’être. Le chef de projet – rebaptisé SCRUM Master – compose les équipes, facilite le déroulement du projet et contrôle des tâches spécifique en plus d’être l’interlocuteur de chaque équipe concernant la progression de leurs tâches. À la fin de chaque sprint, le SCRUM Master et l’équipe projet évaluent le projet partiellement livrable afin de le valider ou – le cas échéant – d’indiquer les modifications à réaliser. Cette méthodologie ritualise les échanges entre les membres de l’équipe projet à travers divers temps forts (mêlées, rétrospectives…).

• la méthode « en cascade » : on détermine un ordre précis dans lequel des tâches inter-dépendantes doivent être réalisées. Chaque membre de l’équipe est impliqué de manière à ce que (d’une part) chacun en accomplissant sa tâche au bon moment permette aux autres d’avancer sur la leur et (d’autre part) à l’équipe d’accomplir globalement des tâches plus importantes. Avec cette méthode, le respect de l’ordre d’exécution des tâches inter-dépendantes, du planning ainsi que la communication entre les membres de l’équipe sont essentiels sous peine de mettre clairement en difficulté le projet.

• la méthode PERT : très utilisée pour faire du développement, cette méthode permet de suivre l’avancée de tâches les unes par rapport aux autres et d’estimer précisément le nombre de jours nécessaires à l’accomplissement de chaque tâche. Une fois cette estimation faite, il ne reste plus qu’à définir le calendrier et les budgets de chacune des tâches du projet.

• la méthode du chemin critique : cette méthode est très utile dans le cas où un projet comporte des tâches inter-dépendantes. Elle permet d’identifier parmi les tâches à réaliser celles qui sont critiques et conditionnent le début d’autres tâches, celles qui sont nécessaires et celles qui ne sont ni critiques ni nécessaires et qui peuvent donc se placer à n’importe quel moment dans le planning sous réserve que les ressources nécessaires soient disponibles.

• le lean management : cette méthode ambitionne de satisfaire le client en maximisant la performance (coûts, délais, qualité et productivité) et en recourant à l’amélioration continue et en faisant la chasse au gaspillage. Autrement dit: on fournit la meilleure prestation possible en y consacrant un minimum de budget, de temps et de ressources. Le lean management fonctionne bien lorsque le délai de réalisation d’un projet est court et que l’équipe projet est peu étendue.

Ma pratique de la gestion de projet

C’est en mode Agile que je gère l’essentiel de mes projets. Au quotidien, j’enrichis ma manière de d’emprunts thématiques que je trouve intéressants dans les autres méthodes.

Pour la planification, c’est le combo PERT + chemin critique qui m’aide le plus en me permettant à la fois de déterminer le temps minimal et maximal nécessaire à la réalisation de l’ensemble des tâches de manière à proposer un planning au plus tôt (donc super optimiste et avec des tâches réalisées rapidement) et un planning au plus tard (avec quelques jours de marge de sécurité sur certaines tâches). Le but ? Réussir à anticiper un éventuel allongement de délai de livraison de certains éléments afin de ne pas mettre en danger le projet.

Pour ritualiser les échanges au sein de l’équipe projet et passer le moins de temps possible dans des réunions longues, j’emprunte de plus en plus à la méthode SCRUM. Ritualiser les échanges au sein de l’équipe projet, au-delà d’une expression un peu longue et pompeuse, c’est avant tout l’idée d’instaurer des rendez-vous codifiés entre les membres de l’équipe projet.

J’emprunte à la méthode traditionnelle un goût assez obsessionnel de l’exhaustivité des livrables (doc technique, entre autre), que j’aime clairs, explicites et vraiment nickels.

Je poursuis également mon exploration des spécificités de certaines méthodes, et plus particulièrement la méthode SCRUM que j’étudie de près depuis quelques semaines.

Dans un prochain article, je vous parlerai des spécificités des métiers du digital à travers les missions et le quotidien du chef de projet digital. En espérant que ce premier Kézako consacré à la gestion de projet vous ait aidé(e)s à comprendre un peu en quoi cela consistait 😃